Por que ter o controle das entradas e saída das suítes do seu motel é tão importante?

Segundo a Revista Exame de Janeiro de 2018,  as fraudes empresariais atingem 74% das empresas brasileiras. Você, proprietário ou gestor de motel, tem o controle das entradas e saídas do motel?

Consegue visualizar rapidamente dias e horários de maior fluxo? 

Hoje existem várias formas de fazer esse controle, através de anotação manual (livro de registro), Planilha eletrônica e Sistema.

E obter esse controle sem ter qualquer tipo de fraude é um assunto bem delicado, portanto separei algumas dicas para evitar esse problema e garantir o bom funcionamento do seu negócio.

Fraude nas Locações - Anotação manual

Este tipo de controle pode gerar fraude quando as entradas ou reservas não são registradas utilizando um livro de registro para que o pessoal que trabalha na recepção do motel faça as anotações da data, hora, suíte e consumo.

Apesar de ser uma ferramenta manual, ela é funcional, pois permite fazer o acompanhamento das entradas e saídas do seu motel. Porém ,ela pode ser violada quando se deixa de anotar uma entrada de cliente, ou colocar uma hora incorreta neste controle, hora de entrada ou saída, também quando há alteração na parte de produtos consumidos ou não pelo cliente.

Além do sério problema que essa fraude gera para o motel por parte de todo o controle financeiro, toda a análise de resultados referente ao faturamento, quantidade de suítes vendidas e produtos vendidos, fica seriamente comprometida, pois os dados não são mais confiáveis.

Como não existe um controle que garanta o valor que deve ser cobrado para cada cliente, é possível que algum problema aconteça nesse processo e que alguns serviços deixem de ser cobrados. É mais seguro para você proprietário ou gestor do motel, cobrar o que o cliente realmente consumiu e não abrir brechas para desvio de dinheiro entre funcionários.

Muitos gestores já tiveram este mesmo problema: o cliente faz o pedido e o pagamento para o mesmo profissional. Como não há controle desta informação, o próprio funcionário decide o que anotar e o que não anotar no controle manual através do livro de registro.

Planilha eletrônica 

O recurso de utilizar uma planilha eletrônica, geralmente utilizada em Excel, é outra ferramenta que pode ser usada para se fazer o controle de entrada e saída de clientes no motel. Nela você pode lançar as suas suítes, horário de entrada e saída, consumo e os valores pagos dos clientes. Além disso, você consegue visualizar a disponibilidade das suítes de maneira simplificada.

Apesar de ser uma forma mais automatizada do que o preenchimento manual do livro de registro, agiliza a forma de calcular os valores, horas, lançamento dos produtos e ao final já calcula de maneira mais rápida o valor a ser pago pelo cliente.

Este formato, por mais que seja um recurso funcional, ainda pode apresentar problemas, pois depende do fator humano para que seja eficiente.

Sistema de Gestão

A maneira mais eficaz de controlar as entradas e saídas de clientes do seu motel é pela utilização de softwares especialistas para gestão de motéis. O sistema de gestão irá lhe dar as informações mais rapidamente referentes à análise de resultados do faturamento, quantidade de suítes vendidas e produtos vendidos, com relatórios especialistas que vão ajudar você proprietário ou gestor de motel a tomar a decisão, certa para o seu negócio.

Mas se não tiver outros recursos integrados ao sistema a falha humana ainda persiste, pois ainda dependerá do fator humano para o lançamento da suíte e consumo do cliente. Abaixo elenco alguns dos recursos que garantem até 95% dos casos.

a) Autoatendimento: com a utilização de uma tela Touch Screen para escolha da suíte desejada pelo cliente. Nessa tela, os clientes podem ver fotos, descrições e preços das suítes, escolhendo o de sua preferência de maneira segura e sigilosa.

b) Gestão de portão de entrada e saída: controlados pelo sistema, os portões de entrada e saída somente são abertos depois de feita à locação de suíte ou fechamento de uma conta, caso seja aberto em outra situação o sistema gera auditoria solicitando ao usuário o motivo.

c) Gestão de energia e portões das suítes: o sistema controla a energia da suíte, onde terá energia somente se tiver cliente ou se a camareira estiver fazendo a limpeza da suíte. Os portões da suíte são abertos e fechados pelo sistema e dando maior sigilo e garantindo a segurança do cliente.

d) Extratos de fechamento de conta enumerados: a cada fechamento de conta o sistema imprime um extrato enumerado e único de controle interno, nele estão todas as informações do fechamento.

A utilização destes recursos integrados ao sistema diminuem a probabilidade de fraudes. Dessa maneira, o software permite que você controle a entrada e saída de clientes de forma automatizada e segura. Além disso, você consegue visualizar os horários e dias de mais movimento do seu estabelecimento por meio de relatórios especialistas.

Utilizando um software de gestão adequado e especialista você tem o controle total do seu negócio, com as auditorias que o sistema lhe informa, gerando economia e tranquilidade e maior rentabilidade, tudo em uma só solução.

Com o controle eficaz da entrada e saída de clientes do seu motel, a gestão do seu negócio ficará mais tranquila como um todo, pois auxilia no diagnóstico de quais dias os horários de maior movimento. 

Outro grande bônus por ter um SISTEMA ESPECIALISTA lhe ajudando na gestão do seu motel é organizar a sua equipe com maior antecedência para atender seus clientes de forma mais eficiente e com maior rentabilidade na operação.

Além disso, você consegue planejar melhor o horário de almoço, os dias de folga e o período de férias dos seus colaboradores. Assim você evita a falta de funcionários nos momentos em que você mais precisa.

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