Sistema de Gestão e Automação para Motel

A minha história no setor moteleiro começou em meados de 2000, quando gerenciava um motel de minha família, na cidade de Blumenau, Santa Catarina. Nesse período, enfrentei no dia a dia as dificuldades e os desafios do setor como gestor de motel e aprendi muitas lições.

E foi com base nessa experiência de gestão, somado às dificuldades e as vitórias conquistadas, que percebi o quão imprescindível é ter um sistema especialista para auxiliar na gestão do motel com eficácia.

O proprietário ou gestor não consegue estar presente 24 horas dentro do motel para garantir que todos os fluxos estejam corretos e que não ocorram problemas nos processos. Por este e outros motivos, é extremamente necessário ter um sistema de gestão sendo seu “braço direito”, pois irá controlar todo o fluxo do seu motel, garantindo a operação por inteiro, otimizando os custos, melhorando os processos, que por consequência aumentará o faturamento do motel de forma significativa.

O sistema de gestão especialista apresentará as informações de forma ainda mais rápida referente à análise de resultados do faturamento, quantidade de suítes e produtos vendidos. 

A seguir, destaco 7 recursos que são indispensáveis que este sistema deve ter:

1. Autoatendimento:

Com a utilização de uma tela Touch Screen para escolha da suíte desejada pelo cliente. Nessa tela, os clientes podem ver fotos, descrições e preços das suítes, escolhendo a de sua preferência, de forma segura e sigilosa. Garante assim uma locação de suíte sem a interferência do funcionário, onde a escolha é registrada automaticamente no sistema.

2. Controle dos portões de entrada e saída:

Controlados pelo sistema, os portões de entrada e saída são abertos somente depois que a locação da suíte ou fechamento de uma conta for feita. Caso seja aberto em outra situação, o sistema gera auditoria solicitando ao usuário a inserção de um motivo. Os gestores do motel podem ter um controle remoto para abertura dos portões, para acesso ao motel sem gerar auditoria.

3. Gestão de energia e portões das suítes:

Controle da energia da suíte que será acionada apenas na presença do cliente ou se a camareira estiver fazendo a limpeza da mesma. Os portões da suíte são abertos e fechados pelo sistema, proporcionando maior sigilo e garantindo a segurança do cliente.
 

4. Extratos de fechamento de conta enumerados:

A cada fechamento de conta o sistema imprime um extrato enumerado e único de controle interno, nele estão todas as informações do fechamento.

5. Captura de imagem:

Recurso indispensável para capturar uma foto no momento da entrada e da saída do motel, auxiliando a verificação da locação do apartamento. Isto dará a certeza de que o veículo que entrou é o mesmo que está saindo.

6. Relatório de anomalias ou auditorias 

O sistema de gestão deve ter um relatório de anomalias ou auditorias, onde o gestor pode acompanhar alguns itens que devem ser analisados diariamente.

a. Caso tenha automação de portões, verificar quais foram os motivos informados para abertura dos mesmos na entrada ou saída;

b. Controlar os descontos e ou acréscimos dados nas locações e qual foi o motivo que os mesmos foram dados ao cliente;

c. Controlar as exclusões de produtos da conta do cliente, juntamente com os motivos informados pelo usuário do sistema;

d. Alterações no número de pessoas dentro do apartamento para menos ou para mais.

7. Relatórios especialistas:

O sistema de gestão deve conter relatórios para que seja possível a análise dos resultados:

a. Produtividade das suítes;

b. Faturamento;

c. Produtos vendidos;

d. Ticket médio;

e. Permanência nas suítes;

f. Produtividade mensal;

g. Produtividade de cada suíte individual;

h. Taxa de ocupação semanal.

Estes são alguns dos principais itens que o sistema de gestão deve conter para que seja possível uma análise dos resultados, garantindo que o motel seja rentável.

A utilização destes recursos integrados ao sistema, diminui a probabilidade de fraudes. Dessa maneira, o software permite que você controle a entrada e saída de clientes de forma automatizada e segura. Além disso, é possível visualizar e mapear os horários e dias de maior movimento do estabelecimento, por meio de relatórios especializados.

Ao utilizar um sistema de gestão adequado e que tem autoridade no assunto, o gestor terá o total controle do seu negócio, através das auditorias que o sistema lhe informa, gerando economia, tranquilidade e maior lucratividade, tudo com uma só solução.

Outro grande bônus é poder organizar a equipe com maior antecedência para atender os clientes de forma mais eficaz, trazendo um alto impacto positivo na experiência dos mesmos.

E nós, da Infobac, podemos te ajudar! Entre em contato conosco e conheça nossas soluções especialistas. 

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