Sistema de Automação para Motel

A minha história no setor moteleiro começou em meados de 2000, quando gerenciava um motel de minha família, na cidade de Blumenau, Santa Catarina. Nesse período, enfrentei no dia a dia as dificuldades e os desafios do setor como gestor de motel e aprendi muitas lições.

E foi com base nessa experiência de gestão, somado às dificuldades e as vitórias conquistadas, que percebi o quão imprescindível é ter um sistema especialista para auxiliar na gestão do motel com eficácia.

O proprietário ou gestor não consegue estar presente 24 horas dentro do motel para garantir que todos os fluxos estejam corretos e que não ocorram problemas nos processos. Por este e outros motivos, é extremamente necessário ter um sistema de gestão sendo seu “braço direito”, pois irá controlar todo o fluxo do seu motel, garantindo a operação por inteiro, otimizando os custos, melhorando os processos, que por consequência aumentará o faturamento do motel de forma significativa.

Atualmente existem vários tipos de sistema no mercado, mas poucos foram desenvolvidos de moteleiro para moteleiro, ou seja, que são especialistas neste segmento tão específico. Foi apenas uma empresa de desenvolvimento de sistemas que viu uma oportunidade no setor e passou a desenvolver e entregar algo onde não é especialista. No início, a solução pode até ajudar, mas a longo prazo são identificadas várias necessidades e acaba correndo um grande risco.

Operações e recursos mais específicos não são realizados, pois aquela desenvolvedora não é especialista em gestão de motel. Devido à falta de expertise, acaba não podendo atender de modo completo, gerando grandes prejuízos, pois o moteleiro terá que buscar outro sistema que ampare a nova necessidade. Então é necessário ter cuidado na hora de adquirir um sistema para o motel.

O sistema de gestão especialista apresentará as informações de forma ainda mais rápida referente à análise de resultados do faturamento, quantidade de suítes e produtos vendidos. Tudo isso através de relatórios que ajudarão o gestor a tomar a decisão certa para o seu negócio. Um ponto de alerta: se um sistema de gestão não estiver integrado com outros recursos, a falha humana persistirá, pois ainda dependerá do fator humano para que o lançamento da suíte e consumo do cliente sejam lançados.

A seguir, destaco 7 recursos que são indispensáveis.

1. Autoatendimento:

Com a utilização de uma tela Touch Screen para escolha da suíte desejada pelo cliente. Nessa tela, os clientes podem ver fotos, descrições e preços das suítes, escolhendo a de sua preferência, de forma segura e sigilosa. 

2. Controle dos portões de entrada e saída:

Controlados pelo sistema, os portões de entrada e saída são abertos somente depois que a locação da suíte ou fechamento de uma conta for feita. Caso seja aberto em outra situação, o sistema gera auditoria solicitando ao usuário a inserção de um motivo. Os gestores do motel podem ter um controle remoto para abertura dos portões, para acesso ao motel sem gerar auditoria.

3. Gestão de energia e portões das suítes:

Controle da energia da suíte que será acionada apenas na presença do cliente ou se a camareira estiver fazendo a limpeza da mesma. Os portões da suíte são abertos e fechados pelo sistema, proporcionando maior sigilo e garantindo a segurança do cliente.

4. Extratos de fechamento de conta enumerados:

A Cada fechamento de conta o sistema imprime um extrato enumerado e único de controle interno, nele estão todas as informações do fechamento.

5. Captura de imagem:

Recurso indispensável para capturar uma foto no momento da entrada e da saída do motel, auxiliando a verificação da locação do apartamento. Isto dará a certeza de que o veículo que entrou é o mesmo que está saindo.

6. Relatório de anomalias ou auditorias 

O sistema de gestão deve ter um relatório de anomalias ou auditorias, onde o gestor pode acompanhar alguns itens que devem ser analisados diariamente.

a. Caso tenha automação de portões, verificar quais foram os motivos informados para abertura dos mesmos na entrada ou saída;

b. Controlar os descontos e ou acréscimos dados nas locações e qual foi o motivo que os mesmos foram dados ao cliente;

c. Controlar as exclusões de produtos da conta do cliente, juntamente com os motivos informados pelo usuário do sistema;

d. Alterações no número de pessoas dentro do apartamento para menos ou para mais.

7. Relatórios especialistas:

O sistema de gestão deve conter relatórios para que seja possível a análise dos resultados:

a. Produtividade das suítes;

b. Faturamento;

c. Produtos vendidos;

d. Ticket médio;

e. Permanência nas suítes;

f. Produtividade mensal;

g. Produtividade de cada suíte individual;

h. Taxa de ocupação semanal.

Estes são alguns dos principais itens que o sistema de gestão deve conter para que seja possível uma análise dos resultados, garantindo que o motel seja rentável.

A utilização destes recursos integrados ao sistema, diminui a probabilidade de fraudes. Dessa maneira, o software permite que você controle a entrada e saída de clientes de forma automatizada e segura. Além disso, é possível visualizar e mapear os horários e dias de maior movimento do estabelecimento, por meio de relatórios especializados.

Ao utilizar um sistema de gestão adequado e que tem autoridade no assunto, o gestor terá o total controle do seu negócio, através das auditorias que o sistema lhe informa, gerando economia, tranquilidade e maior lucratividade, tudo com uma só solução.

Com isso, terá mais tempo para preocupar-se e dedicar-se a outras áreas do seu negócio, como a manutenção, marketing e investimentos de modo geral, pois está seguro de que o controle do seu motel está em boas mãos, visto que a parte principal que pode gerar grandes prejuízos está controlada por um sistema totalmente eficiente.

Outro grande bônus é poder organizar a equipe com maior antecedência para atender os clientes de forma mais eficaz, trazendo um alto impacto positivo na experiência dos mesmos.

Com base nesta análise vemos que um sistema de gestão não é uma despesa, mas sim um investimento necessário, tornando-se um aliado indispensável para que o motel seja lucrativo e rentável.

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