Fraudes são uma realidade em muitos negócios e, segundo a Revista Exame de janeiro de 2018, 74% das empresas brasileiras já enfrentaram algum tipo de fraude. Para você, proprietário ou gestor de motel, a pergunta é: você tem o controle adequado das entradas e saídas do seu estabelecimento? E mais, consegue visualizar rapidamente os horários de maior movimento? Se a resposta for “não”, é hora de conhecer as ferramentas e métodos que podem transformar essa gestão e reduzir o risco de perdas.
Hoje em dia, você pode optar por diferentes formas de controle, desde o registro manual até um sistema automatizado. Abaixo, vamos explorar as vantagens e desvantagens de cada um.
Segundo artigo feito pelo Sebrae, evitar a fraude em uma organização requer comprometimento e atenção de todos.
1. Anotação Manual: Controle por Livro de Registro em motel
Para alguns, o registro manual ainda é o método padrão, utilizando um livro onde a equipe anota a data, hora, suíte ocupada e consumos do cliente. Apesar de sua simplicidade e custo baixo, essa abordagem traz riscos. Afinal, uma entrada pode ser facilmente omitida, horários podem ser alterados, e produtos consumidos podem ficar sem registro, comprometendo o controle financeiro e a análise de resultados. Isso deixa o faturamento do motel vulnerável a fraudes e erros humanos.
2. Planilhas Eletrônicas: Agilidade com Limitações no motel
Muitos gestores avançaram para o uso de planilhas eletrônicas, que permitem organizar dados de suítes, horários de entrada e saída, consumo e valores pagos pelos clientes. Essa opção automatiza alguns cálculos e agiliza o processo de fechamento de conta. Entretanto, o método ainda depende do fator humano, exigindo um preenchimento cuidadoso e constante para evitar falhas e inconsistências.
3. Sistema de Gestão: O Controle Ideal para o Motel Moderno
Por isso, a maneira mais eficaz e segura de controlar entradas e saídas é, sem dúvida, por meio de um sistema de gestão especializado para motéis. Com essa ferramenta, você não apenas obtém acesso a relatórios detalhados sobre faturamento, ocupação e consumo de produtos, mas também monitora tudo em tempo real e com máxima segurança.
Além disso, um sistema de gestão para motéis pode incluir funcionalidades que eliminam em até 95% as chances de falha humana. Veja alguns recursos avançados que fazem a diferença:
- Autoatendimento: Uma tela touch screen permite ao cliente escolher a suíte de maneira sigilosa e segura, visualizando fotos e preços antes de decidir.
- Gestão de Portão de Entrada e Saída: O sistema só libera o portão após a conclusão da locação da suíte ou o fechamento da conta, gerando auditorias em casos de abertura inesperada.
- Controle de Energia e Portões das Suítes: A energia da suíte é ativada apenas quando o cliente ou a equipe de limpeza estão presentes. Isso traz economia e garante maior privacidade e segurança para o cliente.
- Extratos de Fechamento de Conta Numerados: A cada fechamento, o sistema gera um extrato numerado e exclusivo, facilitando o controle e auditoria dos gastos e consumos.
Benefícios de um Sistema Especialista
Com essas funcionalidades integradas, o sistema de gestão não só diminui as chances de fraude, como também permite o controle detalhado dos horários de maior movimento. Dessa forma, você pode otimizar a equipe, organizando horários de almoço, dias de folga e férias com base nas necessidades do motel. Um software especializado ajuda a antecipar demandas e a garantir que seu negócio funcione com mais rentabilidade e eficiência.
Então investir em um sistema de gestão é o caminho para um controle total e seguro das operações do seu motel. Ao evitar fraudes e otimizar a gestão de equipe e recursos, você ganha tranquilidade e segurança para focar no crescimento do negócio.
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