Checklist: saiba como controlar o fluxo de caixa do motel

O fluxo de caixa do motel é uma forma de controle que possibilita ao proprietário ou gestor acompanhar a movimentação financeira da empresa. Por meio dele, as saídas de valores passam a ser registradas e centralizadas em centros de custo ou centros de despesa, para verificação e análise posterior.

Muitos proprietários ou gestores somente se interessam por essa ferramenta quando começam a se perguntar “para onde está indo o dinheiro do motel?” e sentem os problemas financeiros de não possuírem esse controle. Para evitar que você se depare com essa questão na administração financeira do seu motel, criei uma lista de dicas para o controle do fluxo de caixa.

Identifique e classifique os seus centros de custo

Primeiramente, você deve identificar todos os gastos com a administração financeira do motel e classificá-los em categorias que serão consideradas os seus centros de custo ou de despesa. Esse agrupamento possibilitará que você avalie quando houve aumento nos gastos de um centro de despesas e permitirá até mesmo a implementação de metas por segmento.  

Para que você conheça algumas possibilidades de classificação, compartilho abaixo os centros de custos que elaborei para a gestão do motel que eu gerenciava e apresentaram eficácia na prática:

  • Comerciais: gastos com comunicação (agência de publicidade, anúncios, propagandas, Facebook, Instagram, etc.).
  • Financeiro: gastos com serviços bancários (empréstimos e afins).
  • Manutenção: gastos com conserto de equipamentos e da estrutura física do motel, reparos em geral, material de construção, mão de obra (eletricista, encanador, etc).
  • Despesas recorrentes (ou fixas): gastos mensais (água, luz, TV a cabo, internet, telefone, cartório, produtos de lavanderia, itens internos de cozinha, mensalidades de softwares, etc.).
  • Contabilidade: gastos com honorários mensais e livros de registro.
  • Folha de pagamento: valor destinado ao pagamento do salário dos funcionários.
  • Despesa com funcionários: gastos com classificados para a contratação de funcionários, EPIs, vale transporte, INSS, FGTS, 13º salário, férias, etc.
  • Impostos: gastos com Guia de impostos, DARFs, DARE, IPTU.
  • Mercadoria para venda: gastos com a compra de comidas, bebidas, bombonieres (chocolates, salgadinhos), ou seja, com todos os produtos que serão vendidos aos clientes.
  • Investimentos: valores aplicados na melhoria da estrutura interna do motel (cozinha, lavanderia, etc.) ou nos quartos/suítes.

 

Escolha uma forma de realizar o registro das despesas

Após identificar e classificar as despesas, é preciso escolher como registrá-las para que elas estejam disponíveis posteriormente e você possa consultar e analisar os dados, tomando as medidas necessárias para manter o bom andamento do seu negócio.

Há diferentes opções para fazer o registro das despesas, você pode, por exemplo, inserir esses valores em uma planilha de Excel ou no sistema de gerenciamento do motel. O importante é que as informações sejam armazenadas de modo seguro e de fácil acesso a você.

 

Realize projeções e estipule metas

Além de registrar os valores referentes ao mês atual, é recomendável também realizar a projeção das despesas futuras para que seja possível avaliar, antes do início do próximo mês, quais serão os gastos e o se o faturamento previsto conseguirá custeá-los.

Estipular metas para cada centro de despesa é a melhor forma de descobrir se o seu negócio obterá lucro ou prejuízo. Cada despesa futura deve ser classificada em um centro de custo ou de despesa, facilitando, assim, o controle e a visualização das metas.

Esse controle das despesas futuras também pode ser registrado em uma planilha de Excel ou no sistema de gestão do motel.

 

Acompanhe os resultados financeiros

O modo mais correto de avaliar os resultados da movimentação financeira do motel é acompanhar e gerar relatórios periódicos com os números registrados no fluxo de caixa. Os lançamentos podem ser diários, semanais, quinzenais ou mensais, dependendo da necessidade do proprietário ou gestor do motel.

A partir desta verificação de desempenho, você deverá iniciar a análise, buscando descobrir como alcançou aquele resultado (negativo ou positivo) e, com base nele, implementar as medidas necessárias e ajustar as metas para que o lucro fique dentro do esperado para o seu negócio.

 

Esperamos que esse post contribua para aperfeiçoar o controle da movimentação financeira da sua empresa. Se você tem alguma outra dúvida ou quer sugerir a próxima pauta, entre em contato agora com a nossa equipe, teremos o maior prazer em informar como você pode economizar tempo e dinheiro na gestão do seu motel.

 

Por Roberto Bacca Brunetto – Sócio proprietário da Infobac Sistemas, bacharel em Sistemas de Informação pela FURB e com experiência de mais de 10 anos em gerenciamento de motel.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

*
*